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展會活動的策劃與組織方案推薦

一場展會活動的策劃與組織，該從哪些方面著手？看完這份推薦方案，也許能找到答案。

展會活動
一、客戶邀請

1.展會召開前半月進行召開區(qū)域客戶拜訪邀請，邀請意向客戶及準(zhǔn)客戶。

2.客戶邀請必須當(dāng)面拜訪，并告知所召開展會相關(guān)信息。將邀請函交付本人或相關(guān)人員,不允許電話通知或口頭傳達。

二、促銷政策

各銷售處可以根據(jù)各區(qū)域市場情況及特殊客戶公關(guān)策略，自行制定區(qū)域促銷政策（只限于展示會當(dāng)天交付車輛），并將促銷政策及促銷原因上報進行審批，合格后才允許執(zhí)行。

三、資料準(zhǔn)備

1.酒店：為了確保促銷活動能更好的展示公司及產(chǎn)品形象、取得最佳效果，需按促銷活動需求選擇最適合的酒店。

2.室內(nèi)：選擇大小適合會議規(guī)模的會議室，會場進出方便，有明顯的導(dǎo)引牌，有服務(wù)人員提供上乘服務(wù)，賓館會場需有專人負責(zé)，并提供盡可能多的方便。

3.室外：促銷活動會場需要有開闊樣機展示場地，可停放展示樣機，并有足夠的樣機表演空間，進出及裝卸樣機方便，地面應(yīng)允許履帶設(shè)備擺放及行走演示（場地應(yīng)整潔，無污物）。

四、現(xiàn)場布置

1.視覺效果：為保證促銷活動現(xiàn)場的效果，在活動前一天須將會場按公司VI標(biāo)準(zhǔn)布置完畢（拱門、條幅、噴繪、展板、展架、導(dǎo)引牌等）。

2.必備設(shè)施：活動現(xiàn)場必須配備投影儀、DVD、電腦、座式麥克風(fēng)、無線話筒（兩個以上）、白板等硬件設(shè)施，宴會廳要求懸掛答謝宴會條幅。

3.參展車輛：分公司負責(zé)參展車輛完好到位，外觀整潔，無灰塵，無劃傷，無故障。參會人員

4.人數(shù)：邀請客戶到會率不允許低于80%，無關(guān)人員不允許超過20%。

5.簽到：安排人員專職進行簽到登記、發(fā)放資料，所有到會客戶必須在《客戶簽到表》上簽名確認并留下聯(lián)系方式，嚴禁邀請無關(guān)

6.人員參加促銷活動及讓無關(guān)人員進入促銷現(xiàn)場。

五、酒店準(zhǔn)備

1會議廳門口設(shè)置接待臺，用于來賓簽到，并發(fā)桌號

2會議廳開會時，以課桌式進行，約人位置

3宴會廳就餐部分以圓桌式進行，主桌人（各縣市與公司主要領(lǐng)導(dǎo)），副桌人、個副桌，另備1桌。

4主席臺前需要主持臺，主持臺用鮮花裝飾，同時需要桌麥一個，無線麥克一個

5會議期間需要酒店方提供投影、投影布

6會議開場前需要酒店協(xié)助將條幅或背景墻布置好

7酒店需于一樓大廳放置明顯的指示牌，將客人引領(lǐng)至?xí)h廳

8酒店方提供一個抽獎箱（最好自備，透明有機玻璃的）

9餐桌要有桌布，餐椅要有椅套。 10酒店方將桌牌擺放，主桌為1號，其余桌號為2-？號

六、展會中注意的細節(jié)

用戶調(diào)查：

1.必須發(fā)放并回收《用戶調(diào)查表》。現(xiàn)場解說：專業(yè)人員負責(zé)室內(nèi)、室外的產(chǎn)品和企業(yè)介紹。室外解說需配備現(xiàn)場音響設(shè)備，以能蓋過機器噪音為宜。

2.關(guān)于主持人:
代理商應(yīng)聘用專業(yè)主持人或在公司內(nèi)部培養(yǎng)專業(yè)主持人，和相對成熟的會展小組。

3.禮品發(fā)放：
活動禮品、禮金應(yīng)嚴格控制，原則上在用餐后，憑邀請函發(fā)放。

4.會議記錄：
須設(shè)專人進行活動拍照，照片內(nèi)容須涵蓋酒店布置外景、會場全景、就餐全景、樣機演示等，收集照片后建立促銷展會原始資料庫，為以后的促銷活動提供直觀的參考，并反饋廠家。